医療介護のシフト作成効率化事例｜法遵守と自動化

特別養護老人ホーム

介護・医療特有の複雑な勤務条件や統一されていないルールによりシフト作成の調整負荷と工数が増大し、従来の小規模単位では人員の柔軟な調整も難しい状況であった。

社会福祉法人三福福祉会　特別養護老人ホームきはだの郷様
https://www.kihada-kaigo.com/

課題

介護・医療特有の複雑な勤務条件やルールにより、手直しや調整に時間がかかり作成工数が増大していた
連休など統一されていないルールや細かな条件により、調整負荷が高く大まかな作成では対応できなかった
従来の小規模（約10人単位）のシフトでは、人手不足時に柔軟な人員調整ができなかった

解決

条件を整理・反映した自動化により、調整作業を削減し効率的なシフト作成が可能になった
ルールや優先順位を設定して反映できる仕組みにより、複雑な条件でも一貫性のあるシフト作成が実現できた
大人数単位でのシフト作成と配置先の優先順位設定により、状況に応じた柔軟な人員配置が可能になった

歯科クリニック

部署や職種ごとに異なる雇用形態や労働条件によりシフト作成が複雑化し、希望収集や人員把握も非効率であったため、既存の勤怠管理ツールと連携可能な使いやすいシフト自動化ツールを求めていた。

医療法人紗久会空と海の歯科クリニック（株式会社LIEMO）様
https://soraumi-dc.com/

課題

部署・職種ごとに異なる雇用形態や労働条件によりシフト作成が複雑で負担が大きかった
従来どおり役割ごとの出勤人数や人員の過不足を把握しながらシフト作成を行う必要があった
希望休の収集が紙など手作業で非効率かつ、既存の勤怠システムと連携できていなかった

解決

個々の条件を登録して自動作成できる仕組みと、使いやすい画面により、作成負担と時間を大幅に削減できた
役職の登録と過不足状況を画面上で確認できるため、必要人員を把握しながら効率的に調整できるようになった
スタッフサイトでの申請・自動取り込みと勤怠システム連携により、収集・管理ともに効率化できた

介護付き有料老人ホーム

シフト作成に時間がかかり業務負担が大きい中で、既存の勤怠管理システムとの連携を前提に、複数の勤務パターンや条件を考慮した人員配置の難しさが課題となっていた。

老人ホーム和（有限会社TKB）様
https://www.nagomi-tkb.com/

課題

シフト作成に時間がかかり、業務負担が大きかった
既存の勤怠管理システム（KING OF TIME）との連携が必要だった
複数の勤務パターンや条件を考慮した人員配置が難しかった

解決

自動作成機能とパターン登録の活用により、シフト作成時間を短縮し業務負担を軽減した
KING OF TIMEとの連携に対応していることで、スムーズに導入・運用が可能となった
詳細な条件や勤務パターンの設定により、シフト作成と適切な人員配置を実現した

急性期病院　救命救急センター

利用中の他社ツールでは精度や公平性に課題があり、夜勤回数や経験年数、兼務医師など複雑な条件を考慮したシフト作成が難しかったため、精度とコストを両立できるツールが求められていた。

学校法人獨協学園獨協医科大学埼玉医療センター様
https://www.dokkyomed.ac.jp/hosp-s/

課題

利用中の他社ツールでは精度に課題があり、条件反映や調整内容も分かりづらく、精度とコストを両立できるツールが求められていた
経験年数（新人・ベテラン）など、複雑な条件を考慮したシフト作成が難しかった
夜勤・日勤・他部署からの出向者・兼務医師など、割り当て順を考慮した調整が必要だった

解決

夜勤回数や休日日数の公平性を担保しながら、精度とコストパフォーマンスを改善できたほか、自動作成をやり直すことで別パターンのシフトを再検討できるようになった
スタッフごとの優先度設定など複雑な条件にも対応でき、柔軟なシフト作成が可能になった
段階最適やインターバル設定により、既存の運用を大きく変えることなく自動化を実現できた

保育所型認定こども園

手作業によるシフト作成では担当者の主観による偏りや、複雑化する勤務希望（休暇・子育て配慮など）への対応が難しく、公平性と効率性を両立しつつ既存システムと連携できる仕組みが求められていた。

社会福祉法人みどり福祉会様
https://midorifukushikai.jp/

課題

手作業によるシフト作成で担当者の主観による偏りが発生し、公平性の担保が難しかった
休暇希望や子育て配慮など多様で複雑な条件により、調整が煩雑で工数が増大していた
導入にあたり操作面での不安があったことと、既存の勤怠システムとの連携が必須であった

解決

条件や希望を基に自動作成することで、偏りのない平準化されたシフトを実現した
複雑な条件にも柔軟に対応できる設定が可能となり、スタッフサイトによる申請の自動化とあわせて、運用全体の効率化を実現した
導入時の丁寧なサポートと、利用中の勤怠管理システムとの連携が用意されていたことにより、スムーズな導入と運用定着を実現した

産婦人科/内科/小児科

医療現場特有の複雑な条件や多様な勤務パターンにより手作業での対応に限界があり、属人化も進んでいたほか、不公平やミスも発生していたため、効率的かつ再現性のある運用が求められていた。

医療法人社団こひつじ会横川レディースクリニック様
https://www.yklc.jp/

課題

シフト作成が特定の担当者に依存して属人化しており、引き継ぎも困難だった
医療現場特有の複雑な勤務条件や多様なパターンにより、手作業での作成・調整に限界があった
人手不足の中での調整負荷や不公平の発生、希望収集・転記ミスなど運用面に課題があった

解決

AIによる自動作成と条件の明確化により、誰でも再現可能なシフト作成と業務の平準化を実現した
複雑な条件やスキルを考慮した自動化により、効率的かつ精度の高いシフト作成が可能になった
スタッフサイトによる希望収集の自動化と可視化により、ミスを防ぎつつ公平で効率的な運用を実現した

皮膚科/美容皮膚科/形成外科

シフト作成に苦労していたが、AIが自動で作成してくれるので大幅な時間短縮が出来た。

医療法人佑諒会　千里中央花ふさ皮ふ科様
https://hanafusa-hifuka.com/

課題

スタッフのタスク割に時間が掛かる
カレンダーに休日希望を記入してもらっていたがミスが多かった
割当てられたタスクの再調整など、操作に不安があった

解決

AIが自動でタスクを割当てるので、導入してからは調整だけで良く時間短縮になった
スタッフサイトで休日の希望を登録してもらうようになりミスが減った
導入前のサポートが手厚く、ヘルプデスクの返信も素早く対応してもらえた

総合病院

当直明けのルールや連続勤務の禁止など、2024年4月に適応される医師の時間外労働に対応したシフトを作成できる

愛知県厚生農業協同組合連合会　安城更生病院様
https://anjokosei.jp/

課題

これまでのエクセル運用、シフト作成業務の引き継ぎにに限界を感じていた
前日当直の免除、当直回数の制限をして、医師の労働負担を軽減したい
条件が複雑な為、導入時の設定に不安

解決

エクセルより細かい設定が出来ることと、ツール導入による運用の不安が解消された
課ごと、個人ごとのルールを予め設定しておくだけで、負担の無いシフトを自動作成できる
初期設定時のレクチャーやサポートが充実していて、不足していた機能もリクエストで対応してもらえた

医療・介護

スタッフの勤務希望を叶える為の調整に苦労していたが、シフト自動化により均等なシフトが作成できるようになったので、不満の声がなくなりました

医療法人真成会様
https://shinseikai.okinawa/

課題

スタッフにより希望は様々、どうしても偏りが出てしまうのでスタッフの不平不満の声が出てしまう
自動化はもちろん、費用面や勤怠システムとの連携など、自社の要件を満たすサービスが見つからなかった
実用前のトライアルや、操作に関するサポートが受けられるか不安

解決

AIが自動で公平均一なシフトを自動的に作成してくれるので、偏りのないシフトを作成できるようになった
スタッフのスキルを元にシフトの自動化が出来、自社が利用する勤怠システムとも連携がされていて費用も抑えることが出来た
1カ月のトライアル期間中、不明点にも粘り強くサポートをしてくれた、マニュアルやお役立ちコンテンツなど、導入後のサポートも期待出来た

グループホーム・障害者支援

シフト作成が複雑で、特定の担当者に依存し時間もかかっていた。業務の効率化とコストパフォーマンスのバランスが取れたツールを探していた。

社会福祉法人はるにれの里様
https://harunire.or.jp/

課題

シフト作成が属人化、担当者が異動するとシフトを作れる人がいなくなるリスクがあった
複数の勤務先を掛け持ちしている夜間パートスタッフの調整に多くの時間がかかっていた
複雑な条件に対応できるか、また高額な初期費用による導入リスクも懸念されていた

解決

条件設定の組合せバリエーションが豊富にあり、複雑なシフトも自動で作成出来るようになった
勤務希望をスタッフ自身が空き時間に入力できるようになり連絡ミスが解消され、業務時間が大幅に削減された
初期費用不要で、複雑なシフト条件もトライアル段階から手厚いサポートにより解決でき、安心して導入判断ができた

医療・介護・福祉のシフト作成導入事例